Privacyverklaring

1. Bescherming van persoonsgegevens

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers en cliënten van het OCMW omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

2. Tot wie kan je je wenden met vragen?

Het gemeentebestuur Tremelo, Veldonkstraat 1, 3120 Tremelo, is de verwerkingsverantwoordelijke. Het OCMW-bestuur, Baalsebaan 289, 3128 Baal is de verwerkingsverantwoordelijke voor de OCMW-dienstverlening. De individuele ambtenaar die jouw persoonsgegevens verwerkt, wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kan je terecht bij de algemeen directeur via het e-mailadres algemeendirecteur@tremelo.be en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@tremelo.be.

3. Voor welke doeleinden worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Ons bestuur verwerkt jouw persoonsgegevens om de dienstverlening van de gemeente en het OCMW te kunnen uitvoeren.
De gemeente verwerkt jouw gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt ons bestuur jouw gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat je hiervoor jouw toestemming geeft. Het is mogelijk dat jouw gegevens worden verwerkt via automatische besluitvorming. Dit gebeurt dan enkel in het kader van goedgekeurde wetgeving of gemeentelijke reglementen. Een voorbeeld hiervan is het toekennen van een sociale premie aan de hand van jouw inkomen. 

Camerabewaking
Ons bestuur maakt gebruik van cameratoezicht op haar locaties en in haar gebouwen om haar eigendommen en die van haar bewoners, bezoekers en personeel te beschermen.
De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de gemeente Tremelo tot beveiliging van personen en goederen.
Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen. De camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard voordat ze automatisch worden gewist, tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van de calamiteit. Bij een calamiteit kunnen de camerabeelden, binnen de wettelijke kaders, ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat. Uiteraard worden er geen geluidsopnamen gemaakt.

4. Welke personen of categorieën van personen kunnen jouw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot jouw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst bevolking en de dienst ruimtelijke ordening verschillen. Gemeentelijk personeel kan niet aan de gegevens van OCMW-cliënten. Ook binnen de OCMW-diensten kan niet iedereen aan dezelfde gegevens. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de thuiszorgdiensten, de maatschappelijk werkers en het onthaal zijn verschillend. 

Voor het uitvoeren van bepaalde taken doet het bestuur beroep op “verwerkers”. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

• ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt,
• intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om gemeentelijk beleid te helpen uitvoeren (vb. ikv woonbeleid).
• …

Het bestuur stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

In januari 2021 werd Mijn Burgerprofiel geïntegreerd in de gemeentelijke website. Daarmee wordt de toegang tot persoonsgegevens verruimd en er worden nieuwe cookies gebruikt. Meer info over het beleid van de Vlaamse overheid op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming bij Mijn Burgerprofiel vind je op www.vlaanderen.be/uw-overheid/mijn-burgerprofiel/privacyverklaring-mijn-burgerprofiel.

5. Hoe worden jouw persoonsgegevens ingezameld?

Wij kunnen rechtstreeks bij jou de gegevens opvragen, of wij verkrijgen jouw gegevens via andere overheden. Ons bestuur is aangesloten bij de nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe “only once”. Zo heeft de gemeente toegang tot het Rijksregister.

In de voorbije jaren werden ettelijke machtigingsdossiers bij de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) door de POD maatschappelijke integratie in naam van alle OCMW’s aangevraagd en goedgekeurd. Als gevolg mag het OCMW verschillende gegevens opvragen bij andere overheden. In de praktijk worden deze gegevens aangeboden via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid, waartoe het OCMW toegang heeft.

Voor toekomstige gegevensuitwisselingen met andere overheden zal onze gemeente protocollen afsluiten, zoals voorgeschreven door het AVG dereet.

6. Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Jouw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

7. Wat zijn jouw rechten?

Je hebt het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over jou verwerken. Hiervoor kan je de algemeen directeur (algemeendirecteur@tremelo.be) of de functionaris voor gegevensbescherming (privacy@tremelo.be) contacteren. Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). Je hebt het recht om :
• jouw gegevens te (laten) verbeteren (rectificatie)
• jouw gegevens te (laten) wissen
• de verwerking van jouw gegevens te beperken
• bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens
• jouw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

a. Recht op intrekken toestemming
Je hebt steeds het recht om jouw toestemming voor de verwerking van jouw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

b. Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit
Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens, of je hebt inbreuken vastgesteld kan je je wenden tot de 'Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens':
Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens
Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel
contact@toezichtcommissie.be

Klachtenprocedure Vlaamse Toezichtcommissie

8. Rechtsgrond voor de verwerking van jouw gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan jouw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.
De gemeentelijke en OCMW-doeleinden zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan:
• het bijhouden van het bevolkingsregister,
• afleveren rijbewijzen, verlenen van vergunningen,
• verlenen van subsidies,
• innen van retributies, GAS-boetes,
• het uitkeren van een leefloon
• het verlenen van hulp aan vreemdelingen, het oprichten van lokale opvanginitiatieven
• het verlenen van hulp aan minderjarigen die aan het OCMW zijn toegewezen
• het verlenen van hulp aan daklozen
• …
…

Indien het bestuur op basis van wetgeving jouw gegevens verwerkt is er geen toestemming nodig. Je wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van jouw gegevens hierover ingelicht.
Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van jouw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om jouw toestemming te geven.

Indien jouw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal de gegevensinzameling via een invulformulier gebeuren. Dienstverlening van de gemeente of het OCMW die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving, kan zijn:

• Zaalverhuur
• Beheer inschrijvingen vrijetijdsactiviteiten
• Inschrijven elektronische nieuwsbrief
  …

Deze processen verlopen altijd via formulieren die jij zelf invult. Door deze in te vullen geef je expliciete toestemming om je gegevens te verwerken voor de doeleinden vernoemd op de formulieren. We verwerken jouw gegevens die we via deze weg krijgen niet voor andere doeleinden. Indien we toch jouw gegevens voor nog andere doeleinden willen verwerken, zal dit expliciet gevraagd worden onderaan het formulier zodat je actief je toestemming kan geven voor verdere verwerkingen.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). Je kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.

Privacyverklaring opgemaakt door VERA A.P.B.